Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp

Đăng vào 24/08/2017 09:12:30

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp

1. Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Trường.

Giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vị tổ chức thực hiện và kịp thời báo cáo kết quả thực hiện các kế hoạch công tác đã được Hiệu trưởng phê duyệt và các nhiệm vụ được Hiệu trưởng phân công cho từng đơn vị.

2. Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động chung của Trường, xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác định kỳ và đột xuất của Trường.

3. Tổng hợp các thông tin, kiến nghị và đề xuất của các đơn vị, tổ chức về nhu cầu giải quyết các công việc, hội họp; xây dựng lịch làm việc của Lãnh đạo Nhà trường trình Hiệu trưởng phê duyệt; theo dõi, đôn đốc các đơn vị, tổ chức chuẩn bị các tài liệu, phương tiện, điều kiện để phục vụ cho việc thực hiện các công việc theo lịch làm việc đã được duyệt.

4. Dự thảo các quyết định, công văn theo yêu cầu của Hiệu trưởng; kiểm tra các dự thảo quyết định, công văn thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo Nhà trường do các đơn vị trình ký, bảo đảm các yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định của Nhà nước và của Trường.

5. Tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật và của Trường.

6. Quản lý việc sử dụng con dấu, máy fax và các phương tiện thông tin, liên lạc theo quy định của pháp luật và của Trường.

7. Tổ chức đánh máy, in ấn các tài liệu, văn bản phục vụ các hoạt động chung của Trường và các đơn vị thuộc Trường.

8. Tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường, Hội đồng thi đua khen thưởng về  thi đua, khen thưởng; theo dõi công tác thi đua khen thưởng; chủ trì xây dựng các báo cáo về thi đua khen thưởng; quản lý hồ sơ thi đua khen thưởng của các đơn vị và cá nhân trong Trường; thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường.

9. Thực hiện công tác lễ tân, tiếp đón và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác và làm việc tại Trường theo quy định của pháp luật và sự chỉ đạo của Hiệu trưởng.

10. Đặt mua, tiếp nhận và chuyển phát các loại báo, tạp chí và các tài liệu khác phục vụ cho các đơn vị, viên chức, người lao động và người học theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng duyệt; tổ chức mua vé máy bay tập trung cho toàn Trường.

11. Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị trong khu vực làm việc của lãnh đạo Nhà trường, các phòng họp, phòng hội thảo và các khu vực khác do Phòng quản lý theo sự phân công của Hiệu trưởng.

12. Bảo quản các tặng phẩm, vật lưu niệm, phim ảnh, tài liệu, tư liệu truyền thống theo quy định của Nhà nước và của Trường; quản lý và phát triển Phòng Truyền thống và khu vực không gian truyền thống của Trường.

13. Quản lý và theo dõi việc thực hiện các quy trình quản lý chất lượng ISO do Trường ban hành theo sự phân công của Hiệu trưởng.

14. Thực hiện công tác phát ngôn của Trường trừ những vấn đề được quy định thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo Trường hoặc của đơn vị khác trong Trường.

15. Quản lý và cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Trường.

16. Phối hợp với các đơn vị thuộc Trường, các tổ chức đoàn thể trong Trường tổ chức các sự kiện: hội thảo, hội nghị, tọa đàm; là đầu mối hỗ trợ các đơn vị có liên quan trong việc tổ chức các sự kiện diễn ra tại Trường.

17. Quản lý bộ phận thủ tục hành chính một cửa của Trường.